Registerkontroll på HVB: rutinen och underlaget inför tillsyn

Registerkontroll på HVB och stödboenden som tar emot barn har en egen regel i socialtjänstlagen: brister i kontrollen kan i sig vara skäl för IVO att återkalla tillståndet, om bristen är av allvarligt slag. Själva kravet är kort. Ingen får börja arbeta hos er förrän ni har sett ett utdrag ur både belastningsregistret och misstankeregistret, utdraget får vara högst sex månader gammalt och en kopia ska sparas i minst två år. Vid tillsyn räcker det inte att kontrollen gjordes. Ni behöver också kunna visa när den gjordes, vem som gjorde den och att den omfattade alla som arbetat.

IVO:s andra delredovisning av den stärkta tillsynen av stödboenden och HVB beskriver en tillsynsinsats som inleddes hösten 2024 och som vid rapporteringen hade lett till förbud eller återkallat tillstånd för 24 HVB och fem stödboenden. IVO anger tre typer av grunder för besluten: brister i registerkontrollen av personal före anställning, omedelbar fara för barnens liv och hälsa samt olämpliga ägare eller ledning. Enligt rapporten är det vanligaste skälet att företrädare inte har uppfyllt kravet på registerkontroll av personal innan anställning.

Vad lagen kräver, paragraf för paragraf

Reglerna finns i lagen (2007:171) om registerkontroll av personal vid vissa boenden som tar emot barn. Lagen har fyra paragrafer, och varje krav i den motsvarar något ni ska kunna visa upp.

Paragraf	Krav	Det ni ska kunna visa
1 § första stycket	Kontroll av belastningsregistret och misstankeregistret innan någon anställs eller erbjuds uppdrag, praktik eller volontärarbete under liknande omständigheter	Ett kontrolldatum före första arbetspasset, för varje person
1 § fjärde stycket	Utdraget får vara högst sex månader gammalt	Utfärdandedatum som går att jämföra med kontrolldatum
2 §	Förnyad anställning hos samma arbetsgivare inom sex månader kräver ingen ny kontroll	När förra anställningen slutade och när den nya började
3 §	Utdraget eller en kopia sparas i minst två år från tillträdet	Kopian, även för den som redan slutat
4 §	Hänvisar till 28 kap. 13 § SoL (2025:400), där IVO får återkalla tillståndet om bristen är av allvarligt slag

Lagen gäller hem för vård eller boende, stödboenden och skyddade boenden enligt 9 kap. SoL (2025:400) som tar emot barn. Avgörande är om boendet tar emot barn, och i socialtjänstlagen avses med barn en person under 18 år. Familjehem och konsulentstödd familjehemsvård finns inte med bland de verksamheter som lagen räknar upp.

Där kontrollen brister

I rapporten Förstärkt tillsyn mot välfärdsbrottslighet inom omsorgen från januari 2025 skriver IVO att myndigheten i den årliga tillsynen 2024 hade bedömt att det fanns brister i rutinerna för att kontrollera registerutdrag i över 300 HVB, stödboenden och LSS-boenden för barn och unga. I pärmen kan en brist se ut på något av följande sätt.

• Utdraget har visats upp, men ingen har antecknat datum eller namn på den som tog emot det.
• Kontrolldatumet ligger efter personens första pass i schemat.
• Utdraget var äldre än sex månader när det lämnades.
• Utdraget är beställt för ett annat ändamål än arbete på HVB.
• Kopian gallrades när personen slutade, trots att två år inte hade gått.
• Timvikarier, praktikanter och volontärer saknas helt i underlaget.

Den sista punkten syns inte i pärmen. Den blir synlig först när någon lägger schemat bredvid kontrollregistret.

Äkthetskontrollen

Att se ett utdrag är inte detsamma som att ha kontrollerat det. I samma rapport skriver IVO att äkthetskontrollen är en nödvändig del i att genomföra registerkontrollen. Polismyndigheten har en kontrolltjänst för digitala registerutdrag där ni fyller i ärendenummer, personnummer, utfärdandedatum och typ av utdrag. Ni får svar direkt, och ett godkänt resultat kan sparas som pdf.

På samma sida skriver Polisen att arbetsgivare som begär utdrag för HVB-hem ska spara en kopia av registerutdraget tillsammans med kontrollresultatet. Det ger er ett bevisspår i två delar per person, utdraget och kvittot på att det är äkta.

Kontrolltjänsten fungerar bara för digitala utdrag. Pappersutdrag som skickats med post går inte att kontrollera där. För pappersutdrag anger Polisen att äkthetsintyget är vattenstämpeln. Lämnar någon ett pappersutdrag behöver ni själva notera att ni sett originalet, vilken typ av utdrag det är och vilket datum det är utfärdat. Tänk också på att bara utdrag utan anteckningar skickas digitalt. Enligt Polisen skickas ett utdrag som innehåller en belastning eller misstanke som fysisk post.

Vikarier, timanställda och den som bara går ett pass

Lagen gör inget undantag för korta anställningar, och Polisen skriver i sin information till arbetsgivare att registerkontroll gäller även vid tillsättning av hastigt uppkomna vakanser. En timvikarie som går ett enda nattpass är anställd och ska vara kontrollerad innan passet börjar. Detsamma gäller den som erbjuds ett uppdrag, en praktikplats eller volontärarbete hos er under omständigheter som liknar en anställning.

Undantaget i 2 § är till för just återkommande personal. Den som erbjuds förnyad anställning hos samma arbetsgivare inom sex månader behöver inte lämna nytt utdrag. Enligt förarbetena (prop. 2006/07:37) räknas de sex månaderna från att den förra anställningen eller det förra uppdraget upphörde. Regeln hjälper bara om ni kan visa två saker, att den ursprungliga kontrollen gjordes och när den förra anställningen upphörde. Utan de datumen går det inte att visa att undantaget gällde.

För personer som arbetar hos er utan att vara anställda av er är den säkra ordningen densamma som för egen personal. Ni ser utdraget, kontrollerar äktheten och sparar kopian innan personen går in i verksamheten.

Ett exempel: sjukanmälan en söndagskväll

Exemplet nedan är konstruerat men bygger på lagtexten.

Klockan 17 en söndag i september sjukanmäler sig nattpersonalen på ett HVB med sex placerade ungdomar. Föreståndaren ringer en timvikarie som arbetat hos dem tidigare och som kan komma in klockan 21.

Föreståndaren öppnar kontrollregistret. Vikariens utdrag kontrollerades i januari, och det senaste passet var i februari. Det har alltså gått mer än sex månader sedan förra anställningen, och undantaget i 2 § gäller inte. Ett nytt utdrag behövs innan vikarien får arbeta.

Vikarien kan beställa ett digitalt utdrag via Polisens e-tjänst med e-legitimation, men det kommer inte att hinna fram före klockan 21. Föreståndaren ringer i stället nästa person på listan, som arbetade ett pass i juni. Där ligger förra anställningen inom sex månader och det finns en sparad kontroll från april. Föreståndaren antecknar i registret att passet görs med stöd av 2 § och hänvisar till kontrollen från april.

Hade det senaste passet i stället legat i juli skulle den första vikarien ha kunnat komma. Skillnaden avgörs helt av ett slutdatum som behöver stå i registret i förväg. Utan det datumet står föreståndaren en söndagskväll och gissar, och det är i ett sådant läge kontrollen riskerar att hoppas över.

Bevisspåret: det här ska gå att visa vid inspektion

Vid en tillsyn räcker det inte att säga att ni har en rutin. Ni behöver kunna ta fram underlaget för en namngiven person. Ett komplett spår per person innehåller följande.

• Namn och roll, även för timvikarier, praktikanter och volontärer
• Datum för första arbetspasset
• Utdragets utfärdandedatum och typ (HVB, med misstankeregistret)
• Datum för kontrollen och namn på den som gjorde den
• Sparat kontrollresultat från Polisens kontrolltjänst, eller anteckning om granskat pappersoriginal
• Kopia av utdraget, sparad minst två år från tillträdet
• Vid återanställning: datum för förra anställningens slut och hänvisning till tidigare kontroll

Utöver det enskilda spåret behöver ni en skriftlig rutin som anger vem som ansvarar för kontrollen och att ingen får läggas in i schemat innan kontrollen är gjord. Lägg in en återkommande egenkontroll, exempelvis ett kvartalsvis stickprov där schemat för en månad jämförs mot kontrollregistret. Vill ni se hur registerkontrollen står sig bredvid övriga områden kan ni testa var ni står.

Rutinen på en sida

En rutin för registerkontroll behöver inte vara lång. Den här ordningen kan vara en utgångspunkt när ni skriver eller ser över er egen.

1. Den som erbjuds anställning, uppdrag, praktik eller volontärarbete får besked om att utdrag för HVB-hem krävs och att digitalt utdrag föredras.
2. Utdraget tas emot av en namngiven ansvarig, eller en ersättare som står i rutinen.
3. Den ansvariga kontrollerar att utdraget är högst sex månader gammalt och av rätt typ.
4. Äktheten kontrolleras i Polisens kontrolltjänst och resultatet sparas som pdf.
5. Kopia av utdraget och kontrollresultat sparas i personakten.
6. Kontrolldatum, kontrollant och första arbetsdag förs in i kontrollregistret.
7. Först därefter får personen läggas in i schemat.
8. När en anställning upphör förs slutdatumet in i registret.
9. Kopian gallras tidigast två år efter tillträdet.

Punkt 7 kräver mest av rutinen när den som lägger schemat inte är samma person som tar emot utdragen. Bestäm vem som har behörighet att lägga in en ny person i schemat, och skriv in i rutinen att den behörigheten bara får användas när det finns ett sparat kontrollresultat i registret.