Hur lång tid har vi på oss att svara IVO?

Svarstiden står i beslutet och sätts av IVO i det enskilda ärendet, så utgå från datumet i ert eget beslut. Behöver ni mer tid ska ni begära anstånd skriftligt före fristen löper ut, inte efter.

Räcker det att skicka in den nya rutinen som bilaga?

Nej. En rutin visar vad som står på papper, inte att bristen är åtgärdad. Redovisningen behöver beskriva hur rutinen införts, vem som ansvarar för den och hur ni kontrollerar att den följs i praktiken.

Måste vi redovisa åtgärder som inte är klara ännu?

Ja. IVO efterfrågar både vidtagna och planerade åtgärder. Ange status, ansvarig och datum för när åtgärden ska vara genomförd i stället för att utelämna den eller beskriva den som klar.

Vad händer om IVO inte är nöjd med redovisningen?

Tillsynen fortsätter i stället för att avslutas. IVO kan då begära komplettering, besluta om föreläggande, i förlängningen med vite, och ytterst om förbud eller återkallat tillstånd.

Blir vår åtgärdsredovisning offentlig?

Handlingar som kommer in till IVO blir allmänna handlingar och kan begäras ut av vem som helst, efter sekretessprövning. Skriv därför inga uppgifter om enskilda placerade utöver det IVO faktiskt begärt.

Åtgärdsredovisning till IVO: så skriver ni en som håller

En åtgärdsredovisning till IVO är svaret på ett beslut där myndigheten konstaterat brister och begärt att ni redovisar vad ni gjort åt dem. Det finns ingen mall att ladda ner, och de flesta skriver sin första under tidspress. Formen är fri, innehållet är det inte: IVO vill se vad bristen berodde på, vad ni ändrat, vem som ansvarar och när ni följer upp.

Redovisningen avslutar inte ärendet automatiskt. Är IVO nöjd kommer ett avslutande beslut. Annars fortsätter tillsynen, och räcker åtgärderna inte kan det följas av föreläggande, i förlängningen med vite, och ytterst förbud eller återkallat tillstånd. Sedan september 2024 har 39 verksamheter fått förbud eller återkallat tillstånd.

Fyra saker varje punkt måste innehålla

Varje åtgärd ni beskriver behöver fyra uppgifter. Saknas någon av dem läser IVO det som en avsikt, inte som en åtgärd.

Orsak. Varför uppstod bristen? Inte "en medarbetare glömde", utan vad i rutinen, bemanningen eller introduktionen som gjorde glömskan möjlig.
Åtgärd. Vad är konkret ändrat, med datum för när det infördes.
Ansvar. Namngiven roll, inte "verksamheten" eller "ledningsgruppen".
Uppföljning. Hur och när ni kontrollerar att åtgärden fortfarande fungerar, och vad ni gör om kontrollen visar att den inte gör det.

Spegla beslutets egna brister, en i taget

Använd beslutets numrering och ordval som rubriker i redovisningen. Skriv inte en sammanhängande berättelse om hur verksamheten arbetar med kvalitet. Den som läser ska kunna gå brist för brist och bocka av.

Under varje rubrik fungerar en före och efter-beskrivning bäst: vad som gällde när IVO var på plats, vad som gäller nu, och vilket datum skiftet skedde. Ett exempel: innan hämtade nattpersonal ut medicin ur ett skåp där fyra personer hade nyckel och ingen signeringslista fanns. Sedan 12 maj 2026 finns två nycklar, kvitterade på namn, och signeringslistan kontrolleras av föreståndaren varje måndag. Det är en åtgärd som går att verifiera. "Rutinerna kring läkemedelshantering har setts över" är det inte.

Det IVO ser för lite av

I Vad har IVO sett 2025? konstaterar myndigheten att många verksamheter visserligen vidtar åtgärder efter tillsyn, men att åtgärderna inte alltid är förebyggande och långsiktiga. För att tillsynen ska få varaktig effekt behöver resultatet användas i styrning, uppföljning och kompetensutveckling.

Översatt till redovisningen: en personalutbildning i mars är ingen långsiktig åtgärd om ingen beskrivit vad som händer när tre nya vikarier börjar i juli. Skriv därför alltid ut vad som gör åtgärden hållbar. Det kan vara att momentet lagts in i introduktionen för nyanställda, att kontrollen lagts in i er egenkontroll med intervall, eller att avvikelser på området rapporteras stående till ledningen.

Bilagor som bevisar, inte fyller ut

Bilagorna ska styrka påståendena i texten, en per påstående, hänvisade på den punkt de hör till. Skicka med den nya rutinen med datum och versionsnummer, protokoll eller signeringslista från genomgången med personalen, och det underlag som visar förändringen i praktiken, till exempel schema eller kontrollistan för de veckor som gått sedan beslutet.

Skicka inte hela ledningssystemet. Skicka inte heller journaler eller uppgifter om enskilda placerade som IVO inte bett om.

Innan ni skickar

Varje brist i beslutet har en egen rubrik i redovisningen.
Varje åtgärd har orsak, ansvarig och två datum: genomfört och uppföljning.
Åtgärder som ännu inte är klara står med som pågående, med slutdatum.
Varje bilaga är omnämnd i texten, och varje påstående i texten har täckning.
Någon som inte varit med i arbetet har läst igenom och kan följa logiken.

Sätt ut uppföljningsdatumen i kalendern innan ni skickar iväg redovisningen, med namn på den som ska göra kontrollen. Det är de raderna som avgör om åtgärden fortfarande finns kvar i november, och det är i november en uppföljande tillsyn kan komma.